Společenská odpovědnosti firem – zkušenosti z dozorového auditu systému managementu společenské odpovědnosti
7.1.2014
Přinášíme Vám třetí díl článku věnovaný společenské odpovědnosti firem podle standardu IQNet SR10. Poslední část popisuje zkušenosty z dozorového auditu.
Systém managementu společenské odpovědnosti je jednou z možností, jak firmy prezentují svůj vztah ke svým vlastním zaměstnancům, ke svým obchodním partnerům, dávají na vědomí široké veřejnosti, že firma se chová odpovědně a transparentně, eticky, respektuje pravidla právního státu, respektuje mezinárodní standardy chování, respektuje lidská práva. Pokud má firma tento systém managementu společenské odpovědnosti certifikován, pak rok po certifikaci, kdy byl udělen certifikát, samozřejmě přijdou na řadu i dozorové audity, jak je běžné u všech ostatních certifikovaných systémů managementu.
Firma CAR CLUB s.r.o. byla první organizací, která podstoupila certifikaci dle IQNet SR 10 v České republice. Certifikát byl slavnostně předán dne 19. 6. 2012 v prostorách pražského paláce Žofín v rámci vyhlašování 18.ročníka žebříčku „100 nejvýznamnějších firem České republiky“. CAR CLUB s.r.o., jejímž posláním i hlavní činností je zaměstnávání a pomoc osobám se zdravotním postižením, získala certifikát CQS 119/2012 od certifikačního orgánu CQS – Sdružení pro certifikaci systémů jakosti s registračním číslem IQNet: SR-0003-CZ. Letos v červnu se tedy firma podrobila prvnímu dozorovému auditu.
Dozorový audit proběhl dle specifikace IQNet SR 10, která vychází z návodové mezinárodní normy ISO 26000, ve které jsou stanoveny principy a doporučení pro vybudování systému managementu společenské odpovědnosti ve firmě, jako jsou: odpovědnost, transparentnost, etické chování, ohled na zájmy zainteresovaných stran, respektování pravidel právního státu, respektování mezinárodních standardů chování, respektování lidských práv. Specifikace IQNet SR 10 na rozdíl od ISO 26000 stanovuje požadavky, takže organizace se dají posoudit podle míry plnění těchto požadavků. Toto posuzování standardně provádí certifikační orgán, který jako nezávislá třetí strana prověří, zda organizace zavedla a udržuje systém managementu společenské odpovědnosti a zda jsou zde indikátory, že organizace tento systém rozvíjí a zlepšuje se.
Dozorový audit systému managementu společenské odpovědnosti neprobíhá v plném rozsahu certifikačního auditu. Musí však zahrnout povinné prvky, které jsou:
- změny v organizaci
- změny v dokumentaci
- změny v postupech
- plánování systému managementu (zdroje, infrastruktura), cíle, cílové hodnoty a programy, politika a kodex chování; jejich implementace
- identifikace zainteresovaných stran a dopady vyplývající z rozhodnutí a činností organizace, míra plnění potřeb a očekávání všech zainteresovaných stran; interní a externí komunikace
- požadavky právních předpisů a jiné požadavky a hodnocení souladu
- interní audity, vypořádávání neshod a nápravných opatření, preventivní opatření, proces kontinuálního zlepšování
- přezkoumání systému managementu vedením společnosti, monitorování a měření a analýza efektivnosti systému
Vše se promítá do vyhodnocení P-D-C-A cyklu.
Jak tedy dozorový audit probíhal a dopadl? Naplnila organizace CAR CLUB s.r.o. požadavek neustálého zlepšování se a rozvíjení systému managementu společenské odpovědnosti?
V předešlých částech jsme se věnovali zavádění systému managementu společenské odpovědnosti a dále pak certifikačnímu auditu systému managementu společenské odpovědnosti. Nyní se zaměříme na dozorový audit. Zeptali jsme se ředitele společnosti CAR CLUB Mgr. Jaroslava Hampla na vývoj jejich zavedeného systému managementu společenské odpovědnosti.
Od certifikačního auditu do dozorového uběhl jeden rok. Jak se Váš systém managementu společenské odpovědnosti vyvíjel? Kde jste zaznamenali zlepšení Vašeho systému a kde jste zjistili svá slabá místa?
Management společenské odpovědnosti nám přinesl zásadní zlepšení veškerých informačních toků, dokumentace a archivování dokumentů a záznamů. Certifikace vyžadovala správně vyplnit řadu dokumentů, vytvořit přehledné tabulky, stanovit termíny
a odpovědnosti, principy reportingu a náprav případných nedostatků. Takže zjednodušeně řečeno, zlepšení našeho systému znamenalo nastolit pořádek v „papírech“ firmy, jež dneska samozřejmě je z většiny v elektronické podobě. Pochopení celého systému přineslo precizování vztahů společenské odpovědnosti ke všem našim zainteresovaným stranám
a pro důsledné vedení záznamů jednání a komunikace s nimi. Přitom dozorový audit zjistil, že jsme mezi ně zapomněli počítat také konkurenci. Protože společenská odpovědnost znamená, že se musíte férově chovat také ke konkurenci. Při vědomí faktu, že pokud někdo jako my pomáhá hendikepovaným spoluobčanům, tak je to principiálně dobře. Ostatně i zde platí zásada, že zdravá konkurence přináší pro zákazníky nejlepší produkty a služby za přijatelné ceny. Dozorový audit také zjistil, že cíle naší společnosti musíme z obecných proklamací přepracovat tak, že budou měřitelné a kontrolovatelné v čase. To jsme v rámci svého interního auditu také ihned napravili.
Vaše organizace nemá zkušenosti s certifikací jiných systémů managementu, tedy byl to pro Vás úplně první dozorový auditu vůbec. Jak probíhala příprava na dozorový audit?
Udělali jsme si interní revizi všech dokumentů. Dohodli jsme průnik kalendářů auditorů i nás. Pak jsme dostali plán auditu, ve kterém auditoři zvolili tři z našich Obchodních center pro pohovory se zaměstnanci. Vybrali si k návštěvě a pohovoru jednu ze zainteresovaných stran, u nás to byla Česká pojišťovna. Samozřejmě audit také probíhal v našem sídle ve Vrchlabí. Vše v otevřeném a přátelském ovzduší.
Pokud porovnáte certifikační a dozorový audit, časově náročnější byl certifikační audit. Každá certifikační společnost má ale snahu certifikovanou organizaci neustále posouvat ke zlepšování. Požadavky vedoucího auditora byly jistě „vyšší“. Můžete to, prosím, komentovat?
Jak už jsem uvedl, dozorový audit odhalil některé slabiny našeho systému. I když byly jen minoritní povahy, určitě nám audit pomohl systém managementu společenské odpovědnosti zlepšit. Protože systém certifikace a její kontroly nikomu nedovolí usnout na vavřínech. A to je určitě dobře. V každodenním běžném provozu celostátně působící obchodní firmy, jež nemůže dlouhodobě fungovat bez dosahování zisku, někdy nemyslíte v prvé řadě na fakt, že co je dlouhodobě společensky prospěšné, to také přináší udržitelnou dlouhodobou prosperitu.
Můžete porovnat i vnímání certifikačního a dozorového auditu Vašimi zaměstnanci? Zjistili jste posun v přístupu k systému managementu společenské odpovědnosti u Vašich zaměstnanců?
Skutečnost, že CAR CLUB jako první firma v České republice získala mezinárodní i národní certifikát managementu společenské odpovědnosti určitě posílilo vědomí sounáležitosti našich zaměstnanců a oprávněné hrdosti na práci, kterou společně děláme pro hendikepované. Pro firmy, jež si od firmy CAR CLUB pořizují osobní auta na operativní leasing jako atraktivní formu náhradního plnění, je certifikát další garance naší serióznosti. Kromě toho se naší firmě CAR CLUB v roce 2012 navzdory nepříznivé situaci ekonomiky a velmi tvrdému meziročně 60% omezení státních příspěvků hendikepovaným na nákup osobních automobilů mobilitu letos podařilo zvýšit zaměstnanost na 83 lidí, přičemž z tohoto počtu zaměstnaných je 69 osob se zdravotním postižením. To je meziročně zvýšení zaměstnanosti celkem o 23 osob se zdravotním hendikepem. A to je další z klíčových cílů managementu společenské odpovědnosti naší firmy: udržet kvalitní pracovní místa pro hendikepované
a vytvářet nová.
Požádali jsme také o zhodnocení vývoje po dozorovém auditu v certifikované organizaci vedoucího auditora CQS, pana magistra Miroslava Sedláčka.
V rámci dozorového auditu je samozřejmostí, že auditor posoudí naplnění cyklu P-D-C-A. Můžete vyhodnotit, jak organizace naplnila tento základní přístup v neustálém zlepšování se?
Cyklus PDCA reprezentuje proces postupného zlepšování a můžeme si ho představit jako pohyb po spirále vzhůru. Při dozorovém auditu jsme se přesvědčili, že organizace skutečně dosáhla zlepšení v různých částech systému řízení. Ke zlepšení došlo například v návaznosti na zjištěné nedostatky při předchozím auditu, které se týkaly práce s dokumentací a vytváření záznamů. Různá opatření v této oblasti usnadnila každodenní práci všem pracovníkům. A dále jsme zaznamenali zlepšování v oblasti, ve které organizace vždy vynikala. Jedná se o práci se zainteresovanými stranami, především s vlastními zaměstnanci. Organizace prioritně pečuje o vztahy se zaměstnanci a o jejich pracovní podmínky. Na tom je postaven dosavadní úspěch činnosti organizace a úspěšné rozšiřování podnikatelských aktivit. V tomto ohledu zde vidíme vzorový příklad pro kohokoliv v naší zemi.
Zjistil jste i slabá místa při dozorovém auditu? Případně, čeho se týkala?
Práce auditora by měla být chápana jako příležitost pro získání nových podnětů díky pohledu z vnějšku. Při dozorovém auditu byla identifikovaná slabá místa. Pokud by zůstala bez opatření, mohla by znamenat potenciální neplnění některého požadavku normy nebo nevyužití pozitivní příležitosti pro rozvoj další činnosti organizace. Tentokrát byla zaznamenána slabá místa u interního auditu, přezkoumání systému managementu vedením společnosti, sledování plnění cílů a u zainteresovaných stran při identifikaci konkurence.
Součástí auditu byly také rozhovory se zaměstnanci bez přítomnosti vedení organizace. Je to jeden z požadavků normy. Jak tito zaměstnanci vnímají zavedený systém managementu společenské odpovědnosti?
V případě firmy CAR CLUB, s.r.o. se jedná o hendikepované zaměstnance, kteří si cení možnosti opětovného začlenění do společnosti po zvládnutí jejich životní situace. Jsou to lidé velmi aktivní, spokojení se životem, usměvaví a ochotní pomáhat druhým. Všichni hodnotí zavedený systém managementu společenské odpovědnosti velmi pozitivně. Mezi diskutovaná témata patří bezbariérový přístup, systémová opatření ve sdílení informací, odborný růst, odborné zázemí poskytované jinými zainteresovanými stranami. Z rozhovorů se zaměstnanci vyplývá jednoznačně, že organizace je certifikovaná oprávněně.
Firma CAR CLUB, s.r.o. úspěšně absolvovala certifikační a následně i první dozorový audit systému managementu společenské odpovědnosti dle specifikace IQNet SR 10, naplnila všechny požadavky, které jsou zde definovány. Získáním certifikátu a jeho udržením v rámci prvního dozorového auditu to především prokázala sobě, vedení firmy, svým zaměstnancům, svým obchodním partnerům, svému okolí. Prokázala, že se zaměřuje na etické chování ve firmě, bere ohledy na zájmy zainteresovaných stran, respektuje právní pravidla státu i mezinárodní standardy chování a samozřejmě také lidská práva. Prokázala i v rámci dozorového auditu, že svůj systém managementu společenské odpovědnosti udržuje a neustále zlepšuje.
Ing. Jana Olšanská, vedoucí CQS
Autor: Lenka Šardziková | Sekce: Novinky | Tisk | Poslat článek známému
